失敗しない手帳の使い分け、アナログとデジタル徹底比較

今回のテーマは手帳のデジタル、アナログの併用についてです。

この記事を読んでわかること。

  • デジタル、アナログのメリット・デメリット

  • アナログの限界

  • おすすめのデジタル、アナログの使い分け方

 

1. デジタル、アナログのメリット・デメリット

まず、デジタル(スマホやPCのタスク・スケジュール管理ツールetc)、アナログ(紙の手帳)のメリット・デメリットを整理してみました。

まとめると、

  • デジタル → デジタルならではの利便性で、大量の情報を効率的に扱えるのが強み。一方、編集の自由度が低く、愛着がわきにくいのが弱点。

  • アナログ → 編集自由度が高いのが強み。一方、紙の制約で情報量は限られており、転記等の運用の手間が弱点。

機能的にはデジタルの圧勝ですが、それでもアナログ志向の人が多いのは、マルチウィンドウ感や編集自由度の高さなどを重視する人が多いからだと思います。

 

2. 扱う情報が多いとアナログは辛くなる

さて、アナログ派の方が注意すべきポイントが一つあります。

それはアナログのデメリットはどれも情報量に比例して大きくなるという点です。

管理するタスクや予定の数が増えれば、それだけ紙面を圧迫しますし、転記の手間も増えます。目視検索もしにくくなります。また、手帳も分厚くなり、手帳をなくした時の被害も大きくなります。

つまり、扱う情報が多いとアナログの運用は辛くなるのです。

ちなみに、個人的には1日あたりの予定・タスク数が10個を超えたら多いと思います。
仮に1日あたり10個のタスクがあると、1週間で70個、1月で210個に上ります。この状態で、あるタスクのスケジュール変更が発生し、関連する後続タスクも含めて予定変更するとなったら、転記の手間もバカになりません。目視検索も大変です。

なので、ざっくりいうと、

  • 扱う予定・タスク数が多い

  • スケジュール変更の頻度が高い

人はデジタルがおすすめです。
大量の情報をアナログで管理しても自由度の高さや愛着といったアナログのメリットを感じる前に、運用の手間等のデメリットにノックアウトされる可能性が高いです。私がまさにそうでした・・。

逆に、扱う情報量が少ない場合は、(相対的にデジタルのメリットが減るので)好みの方を選べば良いと思います。

 

3. デジタル、アナログの併用法

手帳には様々なことを書きますが、内容によってデジタル、アナログどちら向きなのかが異なります。そこで、カテゴリごとにおすすめの使い分け方をご紹介します。
なお、前述の内容を踏まえて、予定・タスクがそれなりに多いケース(目安は予定・タスク数が10個/日以上)を想定しています。

①予定・タスク → デジタル

予定・タスクは手帳で扱う情報の中で最も情報量が多く、デジタル向きです。

予定・タスク一つ一つに対して、日付、所要時間、プロジェクト(目標)、タグ等複数の補足情報をつけられるので、デジタルであれば様々な切り口で整理が可能です。 また、スケジュール変更にも柔軟に対応できますし、並び替え、フィルタ、リマインダー、検索等デジタルならではの機能もあります。

ちなみに、計画や段取りが苦手な人は特にデジタルがおすすめです。計画が苦手だと、何度もスケジュール変更が発生しますが、この時の手間がデジタルの方が圧倒的に少ないからです。

②目標・プロジェクト → デジタル

目標はタスクや予定ほどではないですが、細かくマイルストーンを設定するとそれなりの情報量になりますし、役割や期日ごとの整理も必要になります。状況によっては期日を変更するケースも出てくるので、情報整理や計画変更のしやすさを踏まえてデジタルがおすすめです。

さらに、予定・タスクがデジタル管理なら目標やプロジェクトもそれに合わせた方が、目標やプロジェクトごとに配下のタスクリストを整理したり、進捗確認、評価もできてより便利です。また、特に目標については一度立てたら終わりではありません。日常生活の中でいかに意識できるかが重要なので、普段使いするツールに入っている方が目に触れる機会も増えて良いです。

③メモ → アナログ(一部デジタル併用)

メモは基本はアナログがおすすめです。

メモには、大きく

① 備忘録
② 思考の整理

の2種類があります。①は見聞きしたことやとっさに思いついたことを忘れないようにその場でパッと書く使い方で、②は課題の検討等、頭の整理をするためにペンを走らせるケースです。いずれの場合も、メモする段階では書く内容の整理ができていないことが多いので、思いついた文字や絵を好きな場所にパッと書けるという編集自由度の高さが最も大事になります(つまり、アナログ向きです)。

ただし、①についてはメールの備忘等、ソースが電子媒体の場合は(転記の手間を省けるので)デジタルが便利です。状況に応じて使い分けるのがおすすめです。

④日記 → アナログ

日記(文字ベースの日記)もアナログがおすすめです。

日記は単なる出来事の記録だけでなく、その時々の自分の想いも書かれる方が多いと思います。その点、デジタルだと画一的なフォントにしかなりませんが、手書きであれば自分の状態が筆跡にも表れたりするのでアナログの良さを活かせます(実際に書くことで、頭が整理されるという意見も多く、その点もアナログ向きと言えるでしょう)。

私のおすすめは上記の通りですが、あくまでベースの管理を何にするかという話なので、例えば、予定やタスク、目標についても重要な項目だけを抜き出して手帳に記載しておく、といった使い方はありだと思います。

 

まとめ

  • デジタル → デジタルならではの利便性で、大量の情報を効率的に扱えるのが強み。一方、編集の自由度が低く、愛着がわきにくいのが弱点。

  • アナログ → 編集の自由度が高いのが強み。一方、紙の制約で情報量は限られており、転記等の運用の手間が弱点。

  • 扱う情報が多いとアナログは辛くなる

  • 予定・タスク、目標・プロジェクトはデジタル、メモ、日記はアナログがおすすめ