「見るべきものだけを見る」を実現するDreamscopeのビュー:集中できる環境を考える②

 Photo:  Focus  by  John-Morgan

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今回も引き続き「集中できる環境」について考えます。
前回は、思考作業に集中するためにはその思考に必要な情報「だけ」が見えている環境が必要だという点について書きました。今回は、この考え方がDreamscopeにどのように反映されているのかについてお話したいと思います。


逆算思考に基づくタスク管理に必要な思考作業と
それを実践するためのDreamscopeのビュー

一口に思考作業と言っても様々なタイプの思考作業があり、それぞれで必要な情報は変わってきます。例えば夕飯のメニューを考える場合は食材やレシピに関する情報が必要になりますが、筋力トレーニングのメニューを考える場合は身体の状態や筋トレに関する知識が必要になるでしょう。当たり前のことですが、何を考えるかによって必要な情報は変わってきます。

では、Dreamscopeで行う思考作業とはどういったものでしょうか。
Dreamscopeは一言で言えば逆算思考に基づくタスク管理ツールですが、逆算思考に基づくタスク管理を実践するには下記の思考作業が必要になります。

 

①価値観、アイデンティティ設定
あなたの価値観、アイデンティティを設定します。

②ゴール設計
アイデンティティ毎にいつどんな状態になっていたいかを設定します。

③タスク設計
各ゴール毎にそのゴールを達成するために必要なタスクを洗い出し、
各タスクに所要時間や大まかな日付を割り振っていきます。

④スケジューリング
各日毎にその日の全タスクの総所要時間が可処分時間以内になるように
タスクの日付を調整します。

⑤実行管理
今日やるべきタスクや所要時間を確認して、実施済みのタスクを完了させます。


これらの思考作業をスムーズに実行するには、各段階に応じて必要とされる情報にすぐアクセスできること、加えて不要な情報(ノイズ)に晒されないことが重要です。そこで、Dreamscopeでは各思考作業ごとに最適なビューを用意し、様々な切り口から情報を表示できるようにしています。

まずビューに関しては、大きく以下の二つに分かれます。


『ゴールビュー』
①価値観、アイデンティティ設定 ~ ②ゴール設計
価値観/アイデンティティ/ゴールに関する情報を主に扱います。

『タスクビュー』
③タスク設計 ~ ⑤実行管理
ゴール/タスクに関する情報を主に扱います。


その他、各思考作業ごとの主なビューは以下の通りです。

逆算思考に基づくタスク管理に必要な思考作業とそれを実践するためのDreamscopeの主なビュー

これらのビューを駆使することで、必要な情報だけを見ながら、集中して各思考作業に取り組めるようになります。

 

スケジューリングを例にビューの有効性を考える

上記であげたビューを全て説明していくと長くなってしまうので、ここでは一例としてスケジューリングで使用するフィルタ機能についてご紹介します。

まずタスクをスケジューリングする上で満たすべき要件は以下の2点です。

 

【スケジューリングの要件】

①実現性:タスクを割り振った日の可処分時間内に全タスクの総所要時間が入っていること

例)ある日の仕事における可処分時間が9時間の場合、
その日に実施予定の全タスクの所要時間の合計が9時間以内であること 

②順序性:関連するタスクの順序性が保たれていること

例)「リハーサル」は「本番」の前に行われなければならない

 

実現性・順序性と言うと難しく聞こえるかもしれませんが、私たちはほとんど無意識のうちにこれらを考えながらスケジューリングを行っているはずです。さて、ここで注意したいのは、実現性・順序性をチェックするにあたり、それぞれ必要な情報が異なってくるという点です。

実現性をチェックするには、上記の定義からもわかるように、全てのタスクが表示されていることが望ましいです。逆に、順序性はあくまで関連するタスクの前後関係を見たいので、必要なのはあるゴールを達成するための一連のタスクのみです。裏を返せば、それ以外のタスクはノイズになるので表示させたくないわけです。

つまり、実現性・順序性は両方ともタスクのスケジューリング時に必ず確認しなければならない要件であるにも関わらず、チェックするために最適な環境(必要な情報)は相反するものとなっているのです。表示制御が難しい紙の手帳で、スケジューリングが面倒なことになるのはこのためです。

 

強力なフィルタ機能とモード切り替え機能

こういった点を踏まえて、Dreamscopeではこの2つの要件を誰でも簡単にチェックできる仕組みを用意しています。

まず実現性に関しては日毎にタスクの総所要時間が表示されるので、カレンダービューを見れば、どの日に負荷が集中しているかが一目瞭然です。

一方、順序性に関しては強力なフィルタリング機能を用意しており、特定のアイデンティティ、ゴール、フォルダ配下のタスクのみを表示できるようになっています。これにより、例えば特定のゴール配下のタスクの順序性を容易にチェックすることができます。

また、ビジネス・プライベートのモード切り替え機能を使うことで、ビジネスもしくはプライベートのどちらか一方に関連するタスクのみを表示し、各日毎の総所要時間についてもいずれかに限定した数値を出すこともできます。

こうした機能を使えば前述の実現性・順序性を簡単にチェックできるので、タスクのスケジューリング作業はとても楽になると思います。

タスク実現性の確認例①:Monthビュー
タスクを割り振った日の可処分時間内に全タスクの総所要時間が入っていることを確認する。可処分時間以上のタスクが割り当てられている場合は調整可能なタスクをドラッグアンドドロップで別日に移動させる。

タスク実現性の確認例②:Weekビュー
Week, Day表示ではカテゴリ毎(上記例では午前、午後毎)に総所要時間が表示される。ちなみに、上記例はビジネスモードなので、ビジネス関連タスクとその所要時間のみが表示されている。下のプライベートモードと表示の違いを確認してみてほしい。

タスク実現性の確認例③:プライベートモード
プライベートモードにするとプライベート関連タスクとその所要時間のみが表示されるようになる。このモード切り替え機能を使うことで、ビジネス、プライベートそれぞれ独立した形で所要時間ベースの実現性確認ができるようになる。

タスク順序性の確認:
他のタスクが邪魔で見にくい場合はフィルタ機能を使うことで、特定のゴールもしくはフォルダ配下のタスクだけを表示できる。こうすることで、該当ゴール配下のタスクの順序性を簡単にチェックすることが可能。